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电子邮件收发管理规定


江苏柏诚工程股份有限公司

江苏柏诚工程股份有限公司 电子邮件收发管理规定

第一章 总则 第1条 为了规范员工公务用电子邮件收发和使用,特制定本规定。 第2条 本规定适用于公司所有对内对外的公务电子邮件的收发。 第二章 公司电子邮箱的使用 第3条 行政人事部必须在员工入职三天内,向员工分配企业邮箱的个人用户名和密码。 第4条 员工必须妥善保管好公司电子邮箱地址及密码,防止盗用。 第5条 员工必须每日至少查看一次电子邮箱,以便及时接收邮件 第6条 员工的对外往来的公务邮件,原则上必须使用公司统一后缀的邮箱,以提升企业形象。 第7条 员工发送公务用邮件时,必须包含以下内容: (1) 称谓:包含“先生、小姐、部长”等敬称; (2) 问候语:如“您好!、 ”“早上好”“工作辛苦了”等; 、 (3) 需告知事件的内容描述,描述应具体、明确、简洁; (4) 告知邮件中的附件个数以及内容描述; (5) 结束语:如“商祺”“非常感谢”等,如需回复,应写明: 、 “候复”“请立即回复”等内容; 、 (6) 个人签名,可按如下样板设定:
------------------------------------江苏柏诚工程股份有限公司 Jiangsu BOTH Engineering Co.,Ltd. xxxx 部(部门名)xxx(姓名) Tel: 0510-82758115-xxx Fax: 0510-82761218 E-mail: xx@jsboth.com ------------------------------------Mobile: xxxxxxxxxxxx

第8条 公司邮箱容量为 10M,附件文件发送时必须控制文件大小,或分批次发送。 第三章 公司文件的收发 第9条 公司内部书面沟通提倡以电子邮件形式发放,并保留发放记录。 第10条 以下公司文件的电子版必须与书面版本同时通过企业网内部邮箱向相关人员发送, 公司文件电子版必 须为 PDF 格式或图片格式: (1) 公司发文单,包括部门通知等; (2) 会议纪要 (3) 各类报告、工作计划、工作总结等 (4) 企业内刊或简报

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(5) 员工通讯录 (6) 工程技术普及性知识文档 (7) 其他需要发送电子版本的文件 第11条 以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发放范围。 第12条 公司对外公用邮箱由行政人事部管理,行政主管/经理负责每日上午、下午各一次打开公司邮箱收发 邮件。 第四章 电子邮件的管理 第13条 接收的重要邮件及时备份或采取抄送、转发形式向上级领导转达。 第14条 发送重要电子邮件必须遵守公司保密制度规定,必要时可以使用加密传输。 第15条 邮件发送时可设定要求回执,并电话确认对方是否收到。 第16条 员工离职时,人事经理/主管必须及时通知 IT 经理注销个人帐号。营业人员、部长级以上岗位人员个 人帐号根据需要由专人监管一个月后注销。 第17条 员工若发现任何非法使用其用户帐号或存在安全漏洞情况,应立即报告 IT 经理。 第18条 IT 经理负责对企业网电子邮件系统使用情况进行监督、检查。对于违反本规定的员工,随时有权停 止和取消其服务帐号。 第19条 公司有权对以下邮箱收发情况进行跟踪: (1) 已离职的营业人员邮箱 (2) 邮箱收发异常,有泄密可能的 (3) 邮件来往中发现病毒较多的 (4) 公司重要邮箱 (5) 其他重要邮件需进行跟踪的 第五章 其他 第20条 发现以下情形者,公司有权视情节轻重处以警告、通报批评、罚款等处罚,造成严重后果的可予以撤 职、开除: (1) 长期不阅读本人邮件,导致三次以上重要邮件接收延误的; (2) 发送电子邮件未遵守相应保密措施,导致泄密的; (3) 使用公司邮箱发布负面信息或诽谤、中伤他人的。 第21条 本规定自颁布之日起生效,由行政人事部负责解释,修改时亦同。

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