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档案管理在企业中的作用

太原大学
毕 业 论 文

中文题目:档案管理在企业中的作用

学 姓 年 系 专

号: 名: 级: 别: 业:

20090101242 左 慧 慧 2009 级 文 文 法 系 秘

完成日期: 2012 年 3 月 10 日 指导教师: 马婧老师 马婧老师

太原大学毕业论文(设计)诚信声明
本人郑重申明: 所呈交的毕业论文《档案管理在企业中的作用》是本人在指导老 师的指导下,独立研究和写作的成果。论文中除加以明确标注的地方 外, 已不包含他人已经发表的学术成果或他人为获得高等院校学位而 使用过的材料。 本人完全意识到此申明的一切法律结果并愿独自承担。 特此申明

毕业论文(设计)作者签名: 日期:2012 年





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档案管理在企业中的作用
摘要
经济的快速发展全球一体化的到来,极大的刺激了国内企业的发展,尤其是 民营企业的发展。使企业之间的联系不在局限于本国和本行业,所以大量的信息 和证据表明企业的档案管理变越来越收到企业管理者的注意。 档案管理是企业管 理中的重要组成,与其他方面的管理有所不同,它不是只局限与某一领域的管理 活动,也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情,而是需要企业中所有人员共 同参与的情况下才能取得一定成效的事业。企业没有创新就失去希望和活力,档 案管理工作也是如此,这就需要企业中全体成员创新思路,全面开拓档案管理中 的各项功能。本论文主要从四个方面分析档案管理的重要作用。一是档案管理在 市场活动中的地位,二是档案工作对企业权益的维护不可忽视,三是档案管理的 具体操作原则和对企业文化的影响,四是档案管理对信息的有效控制。 关键字:档案管理 关键字 经济保障 资源规划 档案信息化 归纳提升价值

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摘 要……………………………………………………………… (3) 中文目录……………………………………………………………… (4) 一、档案管理在市场活动中的地位…………………………………(5) 二、档案工作对企业权益的维护不可忽视…………………………(6) (一)档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作用……(6) (二)企业档案的安全与完整企业档案安全维护同样不可忽视…(6) 三、档案管理具体操作原则和对企业文化的影响………………(6~8) (一) 企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用。 (6) …… (二)档案管理的具体操作原则和提升价值。……………………(6) 1.材料的收集和整理是保证档案质量至关重要的第一步………… (7) 2.企业档案管理遵循的原则………………………………………… (7) 3.企业档案作为一种“产品”的价值提升…………………………(7) 四、档案管理对信息的有效控制…………………………………(8~9) (一)企业的档案管理要实现信息化………………………………(8) (二)企业的档案管理要加强对信息的反馈控制…………………(9) 参考文献…………………………………………………………… (10) 致谢………………………………………………………………… (11)

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一、档案管理在市场活动中的地位
正随着我国计划经济体制向社会主义市场经济体制转变,社会主义市场经 济体制的逐步建立,意味着优胜劣汰。要想在激烈的市场经济竞争中站稳脚跟, 开拓市场,必须改变事业单位计划经济模式,转换经营机制,推行现代企业管理, 即“事改企”成为在国家宏观调控下的自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约 束的法人实体和市场竞争主体.推行现代企业管理,作为企业单位两大财富的人 才和档案,其中档案是广大职工辛勤劳动的结晶,在企业管理中应该怎样提高档 案工作的地位和作用是值得探讨的。 大量事实证明,档案在企业管理中有着不可忽视的作用。 首先,档案管理对企业的大量资料进行保存和加以利用,实现共享和增值。 一个企业从创立到发展,涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信 用凭证、科技成果等大量资料,包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这 些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。 市场经济时代企业家决策要根据 各种资料、数据、信息,搞好企业需要汇集各方面信息,对决策而言,信息与人 才、资金同等重要,有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理,就 无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。目前,企业档案管理特别是中小民营企业档 案管理普遍比较薄弱,主要原因是企业老板的档案意识不强,管理方式原始,甚 至还存在不知档案为何物,更谈不上档案利用了。有的即便是利用档案也是很原 始的,忽视了档案为企业文化、形象、企业精神等方面的二次深层次开发。要改 变这一状况,企业管理者必须树立知识管理思想,企业应根据自身的需要建立科 学的档案管理制度,包括对各类文件、材料的归档整理、档案保管、保密、借阅 和销毁等内容,并对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面搜集、科学的 加工和充分的运用,以此促进知识共享、鼓励知识创新,实现知识增值,它是利 用企业集体智慧提高企业应变能力和创新能力的重要途径。 其次,档案管理可以简化工作程序,提高企业管理。企业管理千头万绪,但 不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金,企业文化、社区往 来等等,都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的 工作。相关人员要有原始凭证、文件记录保存的习惯;要有程序制度逐级办理的 手续履行;要有回执、查询的记录原始材料,特别是保留好原始件的孤本;要有 当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等,都是法律证据的基本要素。 最后,档案管理对企业经营发展都有特殊作用。企业档案指的是企业在各项 经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及 声响等形式不同的历史记录。企业在日常的工作当中,注重对各种文件材料的形 成和积累,并且按照特定的要求科学的进行分类整理,统一对企业各部门和各种 载体档案进行管理,来使得档案能够有效的被利用。 企业档案的重要性表现为四个方面。 第一是,企业的档案起着企业科技发展过程中催化剂的作用; 第二是,企业档案的科技档案是企业知识形态的生产力: 第三是,企业档案是社会效益和企业经济效益的表现形式; 第四是,企业的档案的企业文化中的重要内容,是企业能够成功的金桥。

二、档案工作对企业权益的维护不可忽视
(一)档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作用。
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企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等,是企业知识创 新的成果,是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进 行知识创新的过程、内容、结果,是企业拥有某一知识产权的法律凭证,当发生 知识产权纠纷时, 档案能起到至关重要的作用, 是企业保护知识产权的有力武器。 企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷,且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。 企业要想减少经济运作中的麻烦与损失, 胜券在握, 就得在日常经营管理中谨慎、 细致地保存好较为翔实完整的企业档案做证据,供起诉、应诉之用,这样才能在 经济纠纷中立于不败之地。

(二)企业档案的安全与完整企业档案安全维护同样不可忽视。
企业档案的安全是对企业档案实施良好的管理和保护,做好档案的保密工 作,严格防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生,严格遵守企业档案中所 包含的涉密事项,来保护企业的知识产群,维护企业的合法权益。 企业档案完整的维护,从数量上来讲,就是要保证企业档案内容上的齐全配 套;从质量上讲,就是要保持企业档案的内在有机联系和系统性;在范围上,应 涵盖企业的全部工作活动所产生的各种形式、各种门类的档案文书,严防档案进 行人为地凌乱堆砌和加以割裂。 便于社会和企业对企业档案的有效利用对企业档案的利用不只是企业档案 工作的基本出发点,也是企业进行档案工作的最终目的所在。企业档案管理工作 能够不断延续中得到发展的原因就在于它对社会存在一定的利用价值。 对企业档 案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节,而且,其也是对档案管理 工作进行检验的根本标准。

三、档案管理的具体操作原则和对企业文化的影响
(一)企业档案管理对于企业文化建设有着十分重要的作用。
首先, 表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴 和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的 记录, 而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不 足。 其次,通过档案管理员的梳理和价值判断,可以“留其精华,去其糟粕” , 从而更好地服务于企业档案还必须逐年分类设置,归纳整理,经过活化才能有价 值。 要把档案管理与现代信息技术相结合,通过办公自动化、管理信息系统、客 户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统,加快信息化进程,充分发 挥档案的功能和作用。公司的发展战略。 档案机构可看作是一个系统,目前这 一系统运行不畅, 功效的发挥难如人意, 如部门设置随意, 更换频繁, 重复低效, 工作被动,责任与权利分离,状态失控,工作内容也因领导的更换而有大的变化 等等。总之,人为因素干扰太大,直接影响到企业档案工作的客观性、连续性和 科学性,其最终结果是服务效果差,而服务质量是服务行业的生命,是评估这一 系统的关键因素。 要解决企业档案系统目前存在的矛盾,提高服务质量,必须也只有从管理上 找出路,建立起企业档案系统的质量保证体系,重视环节乃至全过程的管理,加 强监督,排除导致系统脱离所需状态的各种影响,才能使企业档案系统的服务质
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量带来极大的改观。 最后,企业档案系统管理必须强调全面管理意识。从企业档案的特点来看, 企业档案管理必须要强调“三全”管理要素。企业档案来源广泛、内容丰富、门 类繁多、形式多样。企业的档案不仅来源于企业的各种组织机构,而且还来源于 个人。既有以纸质为载体的,也有以胶片、磁片、磁带、磁盘、光盘和各类信息 软盘等为载体的。根据档案形成的规律,这些分散的材料,只有在经过收集、整 理、立卷归档后才能转化为档案。

(二)档案管理的具体操作原则和提升价值。
1.材料的收集和整理是保证档案质量至关重要的第一步 材料收集是档案工作的第一道工序,它是保证档案质量至关重要的第一步。 企业档案是由企业各管理机构和广大职工在生产、科研、管理、服务及其它各项 活动中分散产生并通过档案工作部门和相关人员收集整理而形成的。 企业档案形 成的分散性和种类的多样性决定了企业必须要建立起档案收集网络系统, 建立起 一支专兼职相结合的档案员队伍。 对于一些重要部门和承担重要科研项目的单位或课题任务的课题组, 除了有 专、兼职的档案人员外,还需要明确这些部门的重要负责人必须要有专人负责督 抓档案工作,这样才能确保档案材料收集的渠道畅通。在材料收集过程中,既要 强化依法建档, 又要注意正确划分归档范围。 既要防止 “有文必档” 的片面做法, 又要防止“应交不交”的错误倾向。 材料收集应丰富和足量,但是又不能单纯求数量。材料收集必须要做到,该 归档的材料决不遗漏,没有保存价值的材料决不应滥收。 档案整理是档案质量管理的关键和基础。档案整理就是把零散的、不系统的 档案材料进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统化的一项工作。企业档 案整理工作的每一个环节都直接影响档案的质量, 如有差错都会降低档案的查全 率和查准率,从而影响档案的服务质量和使用价值。 2.企业档案管理遵循的原则 1)分级管理,统一领导企业中的档案机构要对企业的档案工作进行统一领 导和集中管理,建立起企业内部统一的档案管理制度,对企业实施全部档案的综 合管理。 2)档案管理必须强调标准化,用数据说话。标准是从事生产,建设等各项 工作的一种共同的技术依据,质量管理的过程就是对标准的采用与实施的过程, 标准具有统一性、权威性的约束力。企业档案管理是一个复杂的管理系统,单靠 行政手段、经验进行管理是不可能实现管理目标的,如果没有统一的标准,势必 会造成整个管理系统的混乱。同时在档案管理中必须十分强调有章可循、有法可 依,规范工作程序和工作行为,要建立起科学、严密的量化管理制度,实行差错 告诫和责任追究制度,使工作人员做到事事、时时心中有“数”这样才能确保工 作质量,提高工作效率。 3)档案管理必须以人为本的观念。企业档案工作是项政治性、科学性、社 会性很强的工作,更应确立以人为本的观念。企业档案工作者必须要有强烈的事 业心和责任感,要有良好的职业道德、高度的组织性、纪律性和警惕性,防止失 密、泄密等违纪问题的发生,要坚持原则,勇于维护档案材料的真实性,尊重历 史, 实事求是地解决和处理档案管理中的具体业务问题。 各级领导重视档案工作, 转变人们存在的档案工作只是简单的“保管员”或“收发员"的错误观念,倡导
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和形成档案工作是一项责任重大,光荣而神圣的事业,从而激发档案人员的工作 热情和潜能。在档案管理手段现代化、档案门类和载体多样化的今天这些显得更 为重要。 工作中必须要着力解决档案管理队伍不稳、 结构不合理、 知识更新不快、 观念转变滞后等一系列问题。 3.企业档案作为一种“产品”的价值提升 企业的档案工作作为一种“产品”如果要提高它的质量,显现出它的价值功 能,那么这项有意义的工作,就决不是档案工作者个人的简单劳动所能实现的, 它既需要档案工作者的努力,更需要各级领导的重视,各职能部门的支持和全体 职工的积极参与,有时还需要社会各方面的协调和配合。因此档案管理中运用全 面质量管理中的“三全”观念,把过去仅靠档案工作部门、少数档案工作人员的 质量管理转变到全员参与,全员管理,把单纯重视档案产品色装是否完善等形式 型质量转变到更加重视档案产品的形式、内容、过程等全方位的工作质量上来, 对于提高档案工作的深度广度、综合水平等都具有极其重要的意义。 档案管理必须强调下道工序就是要用户的意识。对于企业而言,过去一般仅 将接收产品的客户作为用户, 这种用户的观念使得产品的质量只有在销售之后才 能从外部系统反馈给企业, 而且这种反馈绝大多数只能反馈给企业的极少数领导 者或者接触用户的少数人员,而不能直接反馈给全体员工,全面质量管理所强调 的下道工序就是用户的观念,不仅是指产品出厂后的直接客户为用户,而且在企 业内部,每个环节的用户,每道工序之间都应有用户意识,下一个环节是上一个 环节的用户,下一道工序是上一道工序的用户,这就是会使全体员工都形成人人 是用户,个个有责任的意识。 档案产品和企业产品一样, 它的形成也需要经过若干个环环相扣的环节和工 序。每个环节,每道工序都应有质量意识。

四、档案管理对信息的有效控制 (一)企业的档案管理要实现信息化
现今,信息对于企业来说早已是至关重要的,它不仅仅是代表单纯的信息, 而是广义上的信息。它包含的内容很多,商机和具体的时代信息和商业本行业的 信息都在其中。档案管理的信息化可以对信息资源进行有效的控制,使企业实现 对信息的高效管理。 企业档案信息化是指在企业档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企 业档案信息资源进行有效采集、管理和提供利用服务。在计算机及网络技术的迅 猛发展和广泛应用的情况下,信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对 传统管理模式进行扬弃的基础上,档案部门要通过网络及时、准确地向企业各业 务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务, 在真正意义上实现档 案管理工作为企业经济利益最大化服务。

(二)企业的档案管理要加强对信息的反馈控制
加强反馈控制,是保证系统目标实现的手段。根据控制原理,企业档案信息 化系统的信息反馈,是指信息化系统输出的档案信息,经过与外部环境作用后, 其输出效果返回档案信息化系统,并由此引起系统各项工作内容、规章制度的调 整,以期更好地实现系统目标的过程。反馈控制的基本过程如下: 首先,搜集反馈信息,全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节。反
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馈信息获取渠道如下: 一是建立利用情况网上登记制度。通过技术手段,可以及时记录有关利用者 对档案信息的访问情况,而通过建立严格的利用效果登记制度,档案部门可以系 统、全面了解利用者查阅档案材料的具体效果。 二是深入基层随机走访用户。档案人员经常不断地深入基层,向广大用户直 接了解利用档案信息产生的效果、 对各种提供利用方式的满意程度及对档案部门 各种规章制度的意见和建议等,可以搜集到更加准确的反馈信息。 三是定期向用户发放利用情况调查表。 定期通过内部网络发放利用情况调查 表给那些因为工作关系不能经常留守在岗位上的员工, 可以搜集到利用情况登记 及随机走访过程中,难以搜集到的反馈信息。 其次,对反馈工作定期总结,使其自身不断完善,从而保证系统目标顺利实 现,随着企业进一步走向市场,档案信息参与科研生产经营活动程度不断提高, 档案部门应把档案信息化系统中的反馈控制, 与企业各职能单位的职能控制有机 地结合起来,并为这种职能控制提供必要的条件和良好的服务。这就要求档案部 门必须定期对反馈控制工作加以总结,如反馈信息搜集是否齐全准确、定期分析 整理是否客观全面、对档案信息化工作中的典型事例宣传力度是否足够、对于不 足的整改措施是否有效,以便对档案信息化系统的反馈控制工作加以控制,以消 除系统反馈控制执行中的误差,保证实现系统预期目标。 最后,要不断总结和创新,不断的适应时代的需求,在计算机及网络技术的 迅猛发展和广泛应用的情况下,信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在 对传统管理模式进行扬弃的基础上,档案部门要通过网络及时、准确地向企业各 业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务, 在真正意义上实现 档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

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参考文献

[1] [2]

中华工商报 2010 年 7 月 16 日第三版。 东北财经大学出版社《企业管理》2008 年第四章档案

管理 255~267。 [3] 大连理工大学出版社《秘书文档管理》2008 年项目一

认识文书 1~9 和项目七认识档案 70~79。 [4] 太原东山煤矿有限责任公司。智丽平一文《档案管理

在工作中的重要性》 。 [5] [6] 曹妍欣、李荣一文《档案工作对企业的影响》 。 任城区中小企业局发表的一文《档案信息的采集和反

馈》 。

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致 谢
在此论文完成之际,感谢我的指导老师马婧。马婧老师对我的毕业设计予以 悉心的指导,对我的毕业设计提出了很多建议,并细心授予写论文的心得,多次 提醒注意事项,耐心的指导我做的更完善,最感谢的是,马老师经常鼓励我,增 强我的自信心使得我勇于尝试和奋斗。在此对马婧老师致以衷心的感谢,祝身体 健康、家庭幸福。

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